Техническое задание на первую встречу приносить не обязательно
Тот, кто решил заказать программу для бизнеса, часто откладывает первый разговор: кажется, что сначала нужно написать техническое задание, а как его писать — непонятно. В вопросах людей, которые впервые заказывают разработку, это повторяется: человек честно говорит, что далёк от программирования, и спрашивает, как составить задание и кого вообще искать.
На первой встрече от вас ждут не технический документ, а знание вашей работы. Как сейчас всё устроено, где неудобно, кто в этом участвует и что должно измениться — это знаете только вы и ваши коллеги. Превратить такой рассказ в требования к программе — уже профессиональная работа: её делает аналитик или разработчик, который берёт на себя эту роль.
Поэтому полезно разделить подготовку на три части: что вы можете записать уже сегодня, что нужно узнать у коллег и что честно оставить на совместное уточнение с исполнителем.
Четыре вещи, которые знаете только вы
Разработчик может предложить решение, но не может угадать, зачем оно вам. Если на встрече есть ответы на четыре вопроса ниже, разговор сразу идёт о вашей работе, а не о программах вообще. Достаточно нескольких строк на каждый пункт — гладкий текст не нужен.
Что принести с собой
- Цель: что должно измениться после запуска и по какому признаку вы поймёте, что стало лучше. Например, «заявки перестанут теряться» понятнее, чем «нужна современная система».
- Один пример работы: настоящая заявка, заказ или обращение от начала до конца — кто его получил, что с ним делали, где он застрял. Документы и таблицы можно показать, убрав персональные данные клиентов.
- Участники: кто выполняет каждый шаг, кто принимает решения, кто будет пользоваться программой каждый день и кто со стороны компании сможет отвечать на вопросы исполнителя.
- Ограничения: программы, которые нужно сохранить или связать, события, к которым важен срок, правила работы с данными, если они у вас есть, и границы бюджета, которые вы готовы обсуждать.
Список функций в этом наборе намеренно отсутствует. Перечень из десятков пунктов, собранный по чужим сервисам, обычно мешает разговору: исполнитель видит желаемые кнопки, но не видит работу, ради которой они нужны. Если какие-то возможности кажутся вам важными, запишите их как вопрос: «нужно ли нам вот это и зачем».
Что спросить у коллег до встречи
Руководитель обычно знает, как работа должна идти. Сотрудники знают, как она идёт на самом деле: где они ведут свои заметки, какие случаи не укладываются в общий порядок и что делают, когда что-то пошло не так. Именно эти детали потом сильнее всего влияют на программу.
Длинный опрос не нужен. Достаточно коротко поговорить с теми, кто каждый день выполняет шаги из вашего примера, и записать их ответы своими словами.
Короткий разговор с коллегами
- Где сейчас записывается каждый шаг: таблица, мессенджер, тетрадь, другая программа?
- Какой случай был самым неудобным за последний месяц и почему?
- Что приходится делать дважды или переспрашивать у других?
- Кто из них готов ответить на вопросы исполнителя, если понадобятся уточнения?
Одна страница: что известно, что спросить, что уточнить вместе
Таблицу ниже можно перенести на лист бумаги и заполнить перед встречей. Правая колонка — не ваша недоработка: это вопросы, на которые разумно отвечать вместе с исполнителем, после того как он увидит вашу работу.
| Уже известно вам | Спросить у коллег | Уточнить с исполнителем |
|---|---|---|
| Зачем нужна программа и что должно измениться | Что мешает им в работе сильнее всего | Какую часть задачи разумно сделать первой |
| Один пример заказа или заявки от начала до конца | Как этот пример выглядит у них и какие бывают исключения | Какие ещё случаи нужно разобрать, прежде чем описывать требования |
| Кто участвует и кто принимает решения | Кто будет пользоваться программой каждый день | Кому какие права и действия нужны в программе |
| Программы, которые остаются, и важные сроки | Где хранятся данные, которые придётся перенести | Подойдёт ли готовый сервис, связка программ или своя разработка |
| Границы бюджета, которые вы готовы обсуждать | Сколько времени коллеги смогут уделять проекту | Как будет устроена работа: этапы, показы результата, оплата |
Кто поможет описать заказ
Просьба «написать программу на заказ» становится понятной задачей, когда кто-то задаёт правильные вопросы, находит исключения и записывает договорённости так, чтобы их одинаково понимали вы и разработчики. В разработке программного обеспечения на заказ эту работу называют анализом требований. В одних командах её ведёт отдельный аналитик, в других — руководитель проекта или сам разработчик. Название роли важно меньше, чем то, что за эту работу кто-то явно отвечает.
Ваша часть — знание дела, доступ к людям и решения: что важнее, что можно отложить, где граница первой версии. Часть исполнителя — перевести это в требования, предложить решение и показать, как он понял вашу задачу. Если описание заказа целиком ложится на вас, а исполнитель лишь ждёт готовый документ, стоит обсудить это на старте.
Отдельное платное техническое задание нужно не всем. Для небольшой задачи бывает достаточно записанного разговора и короткого описания, которое исполнитель согласует с вами. Для задачи с множеством участников, связей с другими программами или строгих правил может понадобиться отдельный этап анализа. Как поступить в вашем случае, лучше решать после первой встречи, когда исполнитель уже увидел вашу работу, а не заранее.
Что спросить у исполнителя на первой встрече
- Можете пересказать мой пример своими словами? Где вы видите самое сложное место?
- Кто с вашей стороны будет задавать вопросы и описывать требования?
- В каком виде я увижу итог этой работы: текст, схема, макет экранов?
- Это отдельный этап или часть общей работы, и что я получу на руки, если мы остановимся после него?
- Какие сведения вам ещё нужны от меня и от коллег?
По ответам видно многое. Тот, кто пересказывает ваш пример с вопросами об исключениях, уже начал анализ. Тот, кто сразу называет срок и стоимость, не задав ни одного вопроса о вашей работе, пока оценивает не её, а свои догадки о ней.
Что сделать сегодня
Возьмите один недавний заказ или заявку и запишите, как они прошли от первого звонка до результата. Затем заполните три колонки таблицы выше — неполные ответы тоже подойдут. С такой страницей можно идти на встречу и заказать разработку программы, не притворяясь техническим специалистом: вы приносите знание своей работы, а исполнитель помогает превратить его в описание заказа.
Как подробно показать работу на одном примере и как потом сравнивать предложения разных исполнителей, разобрано в соседних материалах.