Можно ли связать программы вместо одной большой замены

Признак: одно и то же вводят дважды

Знакомая картина: заказы ведут в одной программе, счета и оплаты — в другой, а посередине живёт таблица, куда кто-то переписывает данные из первой во вторую. Менеджер копирует сумму, бухгалтер набирает название клиента заново, а в конце месяца выясняется, что в двух местах один и тот же заказ выглядит по-разному.

В такой момент хочется решить всё сразу: найти или заказать одну большую систему, которая заменит все остальные. Иногда это правильный путь. Но бывает, что программы по отдельности людей устраивают, а мешает только ручной перенос между ними. Тогда сначала стоит проверить более скромный вариант — оставить то, что работает, и наладить передачу сведений из одной программы в другую.

Ни один из вариантов не лучше всегда. Ниже — как понять, какой из них проверять первым, и что подготовить, чтобы разговор с поставщиком программ или разработчиком был предметным.

Когда связь стоит проверить раньше замены

Связь программ имеет смысл рассматривать первой, если каждая из них хорошо делает свою часть работы, а больно именно на стыке: сведения перепечатывают, теряют или узнают о них с опозданием. Люди привыкли к своим программам, история накоплена, менять всё ради одного неудобства дорого и рискованно.

Замену разумнее обсуждать, если сама программа мешает работе: в ней нельзя сделать нужную операцию, её никто не сопровождает, из неё нельзя получить сведения иначе как вручную. Но сами по себе эти признаки не доказывают, что связь с такой программой не получится или будет работать плохо: можно ли обмениваться нужными сведениями и насколько надёжно, проверяют для вашей версии программы и выбранного способа передачи. Если подтвердить это не удаётся, связь становится риском, который честнее сравнить с заменой.

Есть и третий случай. Бывает, что проблема не в переносе, а в работе, которую не поддерживает ни одна из программ. Например, заявку согласуют в переписке, а в программы попадает только итог. Связь программ здесь не поможет: сначала нужно решить, где будет жить сам порядок согласования. Это уже вопрос автоматизации заявок и согласований, и он может привести к настройке готового сервиса или к своей программе под бизнес-процессы компании.

Карта передачи: пять вопросов на каждую стрелку

Прежде чем обсуждать стоимость, полезно нарисовать, что куда должно идти. Не нужно знать, как это устроено внутри: достаточно описать передачу словами работы. Для каждой стрелки между программами ответьте на пять вопросов — что передаём, откуда, куда, когда и кто разбирает ошибку, если передача не прошла или сведения разошлись.

К этому стоит добавить шестой вопрос, о котором легко забыть: какая программа главная для этих сведений. Если сумма заказа может меняться и в программе заказов, и в учётной, рано или поздно в них окажутся разные числа, и никто не будет знать, какое верное. Договорённость простая: каждое сведение правят в одном месте, а в другое оно только приходит.

Ниже — учебный пример с двумя вымышленными программами небольшой компании. Он не описывает настоящий проект, а показывает, как может выглядеть такая карта.

Та же карта в виде таблицы — это и есть заготовка, которую можно принести на разговор. На своей карте заведите по столбцу на каждую стрелку схемы.

Расхождения будут — договоритесь о них заранее

Связь программ не обещает, что сведения всегда дойдут мгновенно и без потерь. Одна из программ может быть недоступна в момент передачи, сотрудник может поправить запись не там, где договорились, поставщик может выпустить обновление, после которого обмен перестанет работать. Это не повод отказываться от связи, но повод заранее решить, как вы узнаете о сбое.

Поэтому в карте нужен отдельный пункт сверки. Кто-то конкретный, а не «все», раз в оговорённый срок проверяет, что сведения совпадают, и получает сообщения о неудачных передачах. Если об ошибке узнаёт только клиент, которому не пришёл счёт, — сверки на деле нет.

Отдельно подумайте о скорости. «Сразу» нужно не всегда: остатки товара для продажи, возможно, должны обновляться часто, а сведения для месячного отчёта могут приходить раз в день. Чем точнее вы скажете, какая задержка допустима для каждой стрелки, тем проще исполнителю оценить работу и тем меньше будет лишних требований.

Если одна из программ — таблица

Бывает, что роль связующего звена играет таблица Excel: в неё сводят выгрузки из двух программ, проверяют, считают итоги. Прежде чем заказывать замену Excel программой в компании, посмотрите, что таблица на самом деле делает.

Если она нужна только для переноса — то есть человек копирует сведения из одной программы, чтобы вставить их в другую, — прямая передача между программами может сделать таблицу ненужной. Если же в таблице идёт работа, которой нет в программах — распределение заказов, расчёты, согласования, — то она скрывает отдельный процесс. Его стоит описать и решить, где он будет жить: в настройке одной из существующих программ, в готовом сервисе или в своей программе.

Когда одной связи мало

Карта передачи полезна и тогда, когда в итоге выбирают замену: она показывает, что новая система должна делать. Несколько признаков, что стоит обсуждать не только связь.

Стрелок много, и одни и те же сведения ходят в обе стороны, потому что их правят в нескольких местах. Ни для одного важного сведения нельзя назвать главную программу. Поставщик не подтверждает, что ваша версия умеет обмениваться нужными данными. Работа, ради которой всё затевается, не живёт ни в одной из программ.

Связь при этом остаётся тем же видом автоматизации бизнес-процессов на заказ: заказывают не новую систему, а передачу между существующими. Объём работ может оказаться меньше, чем у замены, но тип решения этого не гарантирует: в работу над связью входят и преобразование сведений, и разбор ошибок, и сопровождение связи. Сколько работы потребуется, покажут карта передачи и оценка исполнителя. Поэтому связь удобно сравнивать с заменой на одной и той же карте — какие стрелки исчезнут, какие останутся, кто будет отвечать за каждую.

Что сделать до разговора с исполнителем

С такой картой разговор с поставщиком или разработчиком меняется: вместо «нам нужна интеграция» вы показываете конкретные передачи, и исполнитель может оценить, что из них выполнимо, сколько это стоит и где нужна замена. А если окажется, что связь не решает задачу, карта станет хорошим началом описания будущей системы.